Was ist eine ex-ante Meldung?

Die ex-ante Meldung ist die Meldung über eine eigene Einzelvergabe zur Deckung eines konkreten IKT-Bedarfs an die ZIB (Zentralstelle IT-Beschaffung) im Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern.
Die ex-ante Meldung hat nur Kenntnisnahme-Charakter (keine Genehmigungspflicht). Die ZIB analysiert die ex-ante Meldungen, um gegebenenfalls Potenziale für Rahmenverträge oder Bündelungspotenzial erkennen zu können (vgl. IT-Rats Beschluss Nr. 2016/7).

Wann muss die ex-ante Meldung an die ZIB abgegeben werden?

1. Vor der eigenen Einzelvergabe zur Deckung eines konkreten IKT-Bedarfs (Regelfall)
2. Gleichzeitig mit der eigenen Einzelvergabe zur Deckung eines konkreten IKT-Bedarfs bei nicht planbaren Vergaben (zeitlich dringende Verfahren i.S. des § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV neu) (Ausnahmefall)

Wann muss keine ex-ante Meldung abgegeben werden?

• wenn ein Beschaffungsauftrag an die ZIB erteilt wird
• wenn ein Abruf aus einem Rahmenvertrag erfolgt
• wenn Sicherheitsinteressen berührt werden
• unterhalb einer Geringfügigkeitsschwelle (bis 1.000 EUR: Wertgrenze für Direktaufträge, §14 UVgO)

Wie wird die ex-ante Meldung abgegeben?

Ab 01.01.2017 stellt die ZIB über das E-Beschaffungsportal ein Formular bereit, das per E-Mail an die ZIB übermittelt wird.
Ab 01.03.2017 erfolgt die Übermittlung der ex-ante Meldungen einheitlich über das Bedarfserhebungstool (BET), das über das E-Beschaffungsportal erreichbar ist.

Rückfragen zur Abgabe der ex-ante Meldung beantwortet die zentrale Hotline der ZIB: 0228 99610-3535.