Round-Table der Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB)

Einladung zur Veranstaltung

• Datum: 27. September 2022
• Die Veranstaltung wird digital stattfinden
• Die Veranstaltung beginnt um 10 Uhr

Im Travelmanagementsystem (TMS) des Bundes sollen alle Geschäftsprozesse von der Beantragung über die Reisemittelbuchung bis zur Abrechnung von Dienstreisen, sowie die Prozesse zum Trennungsgeld und den Umzugskosten, durch IT-Unterstützung elektronisch abgebildet werden. Das TMS setzt die Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG), des Bundesumzugskostengesetzes (BUKG) sowie der Trennungsgeldverordnung (TGV) um. Es werden ebenfalls zahlreiche untergesetzliche Regelungen berücksichtigt. Das TMS ist innerhalb der Bundesverwaltung weit verbreitet, im Jahr 2019 wurden durch das Travelmanagement des Bundes rd. 457 Mio.€ verwaltet.

Geplant ist der Aufbau eines mandantenfähigen, zentralen Dienstes, dessen Funktionen vollständig über eine Weboberfläche im Browser zu bedienen sind. Die Notwendigkeit der Installation eines Clients ist, genauso wie eine Cloud-Lösung, ein Ausschlusskriterium. Die verlustfreie Migration von aktuell vorhandenen Daten aus dem bisher genutzten System ist zwingend erforderlich.

Wir laden Sie am 27. September 2022 zum Gespräch ein, um Ihnen eine Übersicht über die Spezifika der öffentlichen Verwaltung im Bereich Travelmanagement zu geben und mit Ihnen über mögliche fachliche Herausforderungen und Lösungsmöglichkeiten zu sprechen. Des Weiteren wollen wir uns mit Ihnen darüber austauschen, inwieweit die Anforderungen des Bundes vollumfänglich umsetzbar sind und wo ggf. Herausforderungen bei der Umsetzung bestehen können. Schwerpunkte werden dabei sein:

• Fachliche Anforderungen Dienstreisen
• Fachliche Anforderungen Trennungsgeld
• Fachliche Anforderungen Umzugskosten
• Nicht funktionale Anforderungen, wie z.B. Anforderungen aus dem Betrieb, Barrierefreiheit, Schnittstellen, IT-Sicherheit & Datenschutz, Qualitätsmerkmale
• Querschnittsanforderungen, wie z.B. Dokumentenablage, Stammdatenverwaltung, Abschlagszahlungen, Anweisung der Auszahlung

Der Marktdialog ist Teil der parallel stattfindenden Markterkundung zum Travelmanagementsystem des Bundes, im Rahmen derer wir weitergehende Informationen zur geplanten Modernisierung des Travelmanagementsystems, den fachlichen sowie den nicht-funktionalen Anforderungen geben. Die kommunizierten Inhalte aus den Unterlagen der Markterkundung werden im Marktdialog vorausgesetzt. Sie erhalten im Marktdialog die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Gerne können Rückfragen bis zum 16. September 2022 bereits per E-Mail an Marktbeobachtung@bescha.bund.de gestellt werden.

Die Teilnahme ist kostenfrei. Pro Unternehmen sind max. 2 Teilnehmende zugelassen. Eine Anmeldung ist bis spätestens 16. September 2022. erforderlich. Melden Sie sich bitte ausschließlich per E-Mail an Marktbeobachtung@bescha.bund.de an. Geben Sie dabei bitte folgende Informationen vollständig an: Vor- und Nachname, Organisation, E-Mail-Adresse, Funktion und Telefonnummer.
Aus Kapazitätsgründen weisen wir darauf hin, dass gegebenenfalls nicht alle Anmeldungen berücksichtigt werden können. Die Terminbestätigung erfolgt nach Ablauf der Anmeldefrist. Nähere Informationen zum Tagesablauf, Gesprächsinhalten und die Einwahldaten erhalten Sie mit der Terminbestätigung. Wir bitten bis dahin von Rückfragen abzusehen.

Ihr Marktbeobachtungsteam der
Zentralstelle IT-Beschaffung